Dokumén éléktronik antara organisasi: kumaha teu eta dianggo?

manajemén dokumen éléktronik (nyah) - cara gancang babagi informasi dumasar kana pamakéan dokumén éléktronik kalawan tanda tangan maya. Anjeunna geus lila saprak dikenal di nagara maju di dunya salaku hiji alat mujarab pikeun bisnis operasional.

jajantung

dokumén éléktronik antara organisasi - sakumpulan proses pikeun nyieun, pamrosésan, administrasi, mindahkeun, akuisisi, diropéa, make jeung karuksakan dokumén. Sadaya prosés ieu téh dilumangsungkeun sanggeus mariksa integritas jeung konfirmasi tina resi sahiji dokumén.

Aturan sirkulasi dokumen antara entitas légal dilumangsungkeun ku perjangjian ti pihak. Bursa inpormasi dilumangsungkeun ku cara maké fasilitas telekomunikasi, sarta dokumén disimpen dina média éléktronik. Rak hirup tina informasi akuntansi teu kudu ngaleuwihan nu mana diatur dina tingkat législatif.

Organisasi tiasa komunikasi sareng unggal dokumen formal sarta informal lianna jeung tanda tangan tina pamilon. Dina sektor bisnis ieu bisa ngawengku: invoices, pasatujuan, invoices, kontrak, pasatujuan, tarekat, notices, kakuatan tina Pangacara, jsb Émbaran bisa dikirimkeun dina bentuk tulisan, tabular jeung payel grafis.

Tujuan bubuka Edi

A prerequisite keur bubuka Edi tiasa:

• réduksi gawé rutin;
• réduksi tina leungitna dokumén;
• "Transparan" karya kalawan dokumén;
• ngaronjatkeun disiplin kinerja - panyingkepan sahiji dokumén dina salila waktu nu ditangtukeun, jsb ...

Diantara target kuantitatip bisa dicirikeun saperti kieu:

• Ngurangan waktu pikeun ngolah dokumen dina 10 kali.
• Réduksi tina expenses kantor di satengah.

dokumén éléktronik antara organisasi: kumaha gawéna

Luyu kalawan hukum domestik, dokumén éléktronik antara organisasi anu dilakukeun ku idin ti dua sisi. Pikeun bursa data, perlu yen sakabeh pamilon anu disambungkeun ka alat-alat tina operator teh. Salajengna, pamaké perlu ngirim hiji pamundut pikeun nambahkeun kana daptar counterparties. Saatos pamilon Sistim konfirmasi bisa komunikasi.

modul Edi kudu nedunan fungsi handap:

• Diondang counterparties mun tukeur data.
• Ngahasilkeun hiji buku alamat.
• Integrasi jeung software akuntansi kayaning 1C.
• Asup na encrypt dokumén.
• Struktur susuratan.
• Ngawas status tina hurup.

dokumen éléktronik antara organisasi dibawa maké sertipikat. Nyambungkeun ka server na auténtikasi anu dipigawé ngaliwatan sertipikat pribadi digital. signature éléktronik ieu dikaluarkeun pikeun tiap pamaké tina sistem, disimpen di media elektronik ditangtayungan jeung kodeu PIN token. pamaké kudu asupkeun sandi login maranéhna pikeun kantor pribadi. Ngan sanggeus yén nagara éta bakal meunang aksés ka dokumén maranéhanana.

Initiate prosés bursa tiasa wae anggota organisasi, nyambung ka sistem. Sateuacan Anjeun ngirim dokumen ka pihak sejen, éta kudu ditandatanganan bareng signature éléktronik. Operasi ieu dipigawé ku cara maké program "Crypto". dokumen nu geus dikirim via Edi. pagawe kontraktor narima iber ngeunaan hiji dokumen anyar. Mun anjeunna narima éta, anjeunna ogé nyimpen EDS. Lamun hayang nyieun parobahan dokumen teh, nya nyieun versi anyar éléktronik na. Kana parantosan ngedit rék simpen parobahanana sagala ngagunakeun signature éléktronik. dokumen nu terus dikirim ka parobahan counterparty kana. Dimana penting keur nyieun inpo cocog éléktronik.

Lamun hayang sakali deui nyieun parobahan, mangka sakabeh prosedur diulang deui. Mun klaim ka versi anyar teu hadir, dokumen anu dimangfaatkeun. Sampel akhir geus dianggap disaluyuan ku dua signature éléktronik. versi dokumen ce disimpen di server na nu sadia pikeun nempo. Sakali sampel dirumuskeun status ayeuna, mun ngajadikeun amandemen dokumen teh moal jalan. kontrak frustasi dibere status "dibatalkeun". Di dieu Kang kumaha carana sangkan dokumén éléktronik antara organisasi.

pakakas

Naon anu diperlukeun pikeun dokumén éléktronik antara organisasi? Firstly, Anjeun kudu milih hiji propaider ladén jeung masang software husus ka tukeur informasi. Bréh, kalayan masing-masing counterparty kalawan nu organisasi intends keur ngalaksanakeun e-surat, anjeun kudu asup ka "pasatujuan dina bursa sahiji dokumén éléktronik."

Éta ogé perlu pikeun nyieun server Edi on mana pikeun nyimpen sakabéh dokumén. Bisa jadi sakumaha parabot customer, sarta "awan" gudang. Akses ka data ti luar sistem ngaliwatan aplikasi nu geus dipasang dina parabot organisasi. interaksi Komputer kalawan server dipigawé ngaliwatan HTTP kalawan enkripsi pilihan SSL 128. Aksés ka dokumén dilumangsungkeun ukur ngaliwatan antarmuka tina aplikasi jeung sanggeus ngaliwatan auténtikasi nu.

proyék EDC

prosés proyék automation bisa lepas tina sababaraha bulan ka sababaraha taun. Istilah langsung gumantung kana jumlah prosés nu kudu automation, sumberdaya jeung kapasitas finansial organisasi. circuit ringkes ngalaksanakeun EDC saperti kieu:

• Kreasi grup kerja.
• Wangunan gol, deadlines tur anggaran.
• Ulikan ngeunaan prosés nu aya.
• Ngamekarkeun proyek.
• Sistim Vyrob Edi.
• Signing kasapukan dina palaksanaan séd.
• Nyoko angger.
• Keusikan di directories sistem.
• latihan staf.
• Mawa kaluar tés awal.
• Publikasi dina palaksanaan Urutan séd.
• ngembangkeun Salajengna ngeunaan software jeung karya aturan.
• Peluncuran sahiji pilot project.
• Pinuh skala transisi ka Edi.

kasalahan palaksanaan Edi

Dina prosés automation sahiji dokumén kudu dibikeun perhatian husus ka prosés nu hukum butuh ayana pamawa kertas. dokumén kertas duplikat sacara éléktronik anu mustahil. Ieu nyata slows turun prosés gawé sarta ngabalukarkeun dangong négatip arah automation dina sakabeh proses. Pikeun palaksanaan karya dual salah euweuh bayaran.

Dina prosés ngalaksanakeun perda anyar kudu bisa maju pikeun digawe sareng dokumen, staf karéta, tur ngan lajeng kalibet dina palaksanaan pinuh. Hal ieu bisa dihontal ngan lamun nepikeun ka karyawan mangpaat maké téknologi anyar.

kasalahan sejen populér - ulikan goréng sasuai séd. Lamun pamaké boga gawe dina Sistim unconfigured, mangka prosés Edi beda nu diterapkeun dina organisasi.

dokumén éléktronik antara organisasi: nu pro jeung kontra

kaunggulan:

• Réduksi diteruskeun dokumén aslina ku waragad mail.
• Simpen spasi pikeun neundeun dokumén. Hal ieu sadayana disimpen di formulir éléktronik.
• Gampang ngagunakeun. Ngirim tina dokumen éta anu dipigawé ti lokasi tunggal. A pilarian gancang hiji dokumen dibawa ku status (dikirim, narima tur ditarima ku r. D.).
• pangiriman instan. Sadaya inpo bakal dikirim ka panarima dina sababaraha detik.
• dokumen nu teu bisa leungit nepi ka tamat gudang taun sistem.

kalemahan:

• Ngagunakeun produk nu anjeun kudu meuli lisénsi nu waragad duit.
• Komunikasi mindeng ukur antara pamilon ti sistem anu sarua.
• dokumén éléktronik antara organisasi di 1C atawa ngagunakeun sagala software lianna beda jeung skéma saacanna digunakeun. Jeung bubuka tina algoritma anyar, sadayana karyawan gaduh patarosan ngeunaan ngalaksanakeun bisnis.
• alat-alat teknis. Sateuacan bubuka organisasi Edi perlu mésér peralatan sarta nyiapkeun staf pikeun ngatur sistem anyar.
• Nyah anu dipigawé ngagunakeun signature éléktronik, validitas nu sahiji nu 1 taun. Ieu diperlukeun keur nangkep na promptly ngamutahirkeun sertipikat. Éta ogé perlu ngadalikeun laku lampah sertipikat kontraktor, ulah aya masalah sareng pajak.

Perda légal

Naon meta normatif diatur dokumén éléktronik antara organisasi? panerapan Rusia ngawengku Féderal Hukum №63 «Di signature éléktronik", aturan ti dokumén di Service Pajak Federal anu didaptarkeun dina urutan sahiji Departemen Keuangan angka MMV-7-2 / 168. Organisasi The Edi antara pesenan dina dasar Keuangan № 50n. Sarat primér dokumén akuntansi silih tukeur dina format éléktronik prescribed di angka Federal Service Pajak Orde MMV-7-6 / 36 @. Kabéh operator dina kagiatan prosés nyah kudu dipandu ku Order of the Service Pajak Federal № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

dokumén éléktronik antara organisasi "VLSI" méré konsumén kaunggulan handap:

• Bisa ngirim dokumén ka sagala organisasi anu didaptarkeun dina wewengkon Féderasi Rusia. Mun counterparty nu sanes pihak pikeun sistem "VLSI", para karyawan kantun kontak sareng wawakil organisasi sarta bakal dikirim ka e-mail uleman pikeun ilubiung dina sistem. Langsung saatos konfirmasi nu bursa inpormasi antara pamilon bakal dilumangsungkeun tanpa perantara.
• Install software dina komputer mah teu perlu. Cukup keur boga versi ayeuna na panyungsi anjeun sarta aksés Internét.
• Digawekeun ku data teu kudu program husus. Mun laporan asalna disiapkeun dina software pihak-katilu, kayaning 1C, kasebut nyaéta dimungkinkeun pikeun ngonpigurasikeun integrasi jeung sistem "VLSI".
• Bentuk baku tina dokumen henteu disetel. Anjeun bisa ngirim tulisan, payil spreadsheet, gambar jeung saterusna. D.

SKB "Kontur"

Salah sahiji pamekar software munggaran dina Rusia ieu ogé kalibet dina suplai pakakas, ngaliwatan nu dokumén éléktronik antara organisasi. "Kontur" DiaDoc dimekarkeun Sistim ku nu bursa sahiji dokumén éléktronik. A fitur tina sistem teh nya eta aksés ka data tiasa didapet bari mancanagara. Pikeun tujuan ieu parusahaan geus dimekarkeun dina tariffs roaming. Upami hoyong, aksés mono data ngaliwatan API.

Naon anu anjeun perlu?

To connect Edi, pausahaan kudu meuli:

• software dilisensikeun;
• server;
• ningkatkeun parabot;
• staf karéta;
• ngaropea tur gabungkeun kontak ECM pikeun pamakéan ku aplikasi internal.

Investasi misalna kudu nerapkeun guna nyambungkeun dokumen éléktronik antara organisasi? Citakan dina biaya konsultan pangrojong teknis, jeung apdet sofwer séd - tahap kadua investasi. waragad ieu kudu mayar bulanan.

kacindekan

Pikeun ngaganti tulisan dumasar-e-mail datang. Ieu mah ngan saukur ngurangan biaya organisasi keur ngalaksanakeun prosés, tapi ogé ngaronjatkeun efisiensi bisnis sakabéhna. Ka Edi hasil fungsi, Anjeun kedah jelas dirumuskeun tujuan sarta palaksanaan sistem pikeun ngaluyukeun parabot neuleu.